Rosnące zainteresowanie firm systemami CRM i możliwościami, które oferują, przekłada się coraz liczniejszy katalog rozwiązań i ofert kolejnych usługodawców. Odnalezienie się w tym bardzo bogatym kalejdoskopie propozycji nie jest proste. Warto jednak przyłożyć się do rozpoznania rynku w kontekście własnych potrzeb. Im lepiej wybierzesz, tym więcej korzyści przyniesie Ci wdrożenie.
W tym wpisie podpowiadam, na co zwrócić uwagę, wybierając system CRM.
To, co z pewnością Ci się nie opłaca, to przypadkowy i pośpieszny wybór systemu CRM. Na rynku jest tak wiele rozwiązań, że szansa na to, że bez odpowiedniego rozpoznania dostępnych opcji, postawisz akurat na ten idealnie dopasowany do specyfiki twojej działalności i potrzeb związanych z wdrożeniem.
Ocena i wybór systemu CRM (Customer Relationship Management) są kluczowe dla skutecznej implementacji i późniejszego efektywnego korzystania z tej technologii. Znaczenie mieć będzie tutaj zarówno Twój budżet, oczekiwania wobec CRM, kluczowe dla Ciebie funkcjonalności oraz wiele innych elementów. Przede wszystkim warto znaleźć czas na określenie horyzontu swoich oczekiwań i rozpoznanie, co w danym momencie oferuje rynek.
Pamiętaj, że w przypadku CRM działa ta sama zasada, co przy innych personalizowanych usługach: to, co działa w przypadku innej firmy, niekoniecznie musi pasować do Twojej. Dlatego tak ważny jest czas przeznaczony na zdefiniowanie własnych potrzeb dotyczących optymalnego CRM. Wykonanie tego kroku znacznie ułatwi Ci późniejszą selekcję.
Wybierając system CRM, bierzemy pod uwagę oczywiście kryteria finansowe i możliwości budżetowe, natomiast koniecznie należy uwzględniać także funkcjonalność konkretnych rozwiązań. Co więc decyduje o tym, że z CRM będzie można efektywnie korzystać?
Upewnij się, że wybrany system CRM jest zgodny z konkretnymi potrzebami Twojej firmy i specyfiką prowadzonych przez Ciebie procesów biznesowych. To absolutnie kluczowy element oceny potencjalnego rozwiązania. System musi oferować Ci możliwość takiej konfiguracji funkcjonalności i sposobów korzystania z nich, aby doszło do realnego uproszenia procesów, ich optymalizacji, skutecznego wdrożenia automatyzacji konkretnych zadań.
Liczy się oczywiście intuicyjny interfejs użytkownika i łatwość obsługi. Te elementy w pierwszej kolejności wpływają na codzienne korzystanie z CRM. To bardzo ważne w każdym przypadku, natomiast jeśli CRM wdrażasz w firmie po raz pierwszy – absolutnie kluczowe. Im prostszy i bardziej intuicyjny system, tym łatwiej będzie Ci przekonać pracowników do korzystania z niego. O tym, jak wybrać CRM, który nie będzie irytował pracowników, więcej przeczytasz w moim artykule.
Upewnij się, czy system oferuje dostęp mobilny. Czy aplikacja jest wygodna i umożliwia dostęp do kluczowych funkcji? Coraz więcej firm pracuje w modelu hybrydowym, warto więc zadbać, aby użytkownicy CRM byli w stanie korzystać z jego funkcji także poza biurem. To szczególnie istotne także w przypadku handlowców oraz innych pracowników często pracujących poza siedzibą firmy.
Tego punktu absolutnie nie możesz ominąć. Co bowiem z tego, że będziesz miał nowoczesny CRM, jeśli nie będziesz go w stanie połączyć z istniejącymi i wykorzystywanymi w firmie systemami i narzędziami, choćby tymi marketingowymi i ERP. Sprawdź więc, czy CRM oferuje możliwość integracji z innymi aplikacjami i czy nie wiążą się one z wysokim dodatkowym kosztem. Lista potrzebnych Ci integracji to także kluczowy krok przy planowaniu budżetu CRM.
Dostosowanie systemu do aktualnych potrzeb to jedno. Pamiętaj jednak, że system zostanie z Tobą najczęściej na dłużej, dlatego warto myśleć o nim w dłuższym horyzoncie czasowym. Zwróć więc uwagę na możliwość dodawania funkcjonalności, elastyczność całego modelu usługi. Upewnij się, że wybrane rozwiązanie jest skalowalne i będziesz mógł dostosować je do zmieniających się w przyszłości potrzeb firmy.
Zwróć uwagę nie tylko na koszty licencji w przeliczeniu na dany okres czasu i użytkownika. Oceń także koszty implementacji, utrzymania systemu oraz ewentualne wydatki związane z dostosowaniami czy rozbudową. Im dokładniej opracujesz budżet, a także zrozumiesz system naliczania kosztów przez usługodawcę, tym mniej nieprzewidzianych wydatków Cię czeka.
O wadze powyżej wymienionych kryteriów przypomina się regularnie. Nie są to jednak wszystkie zagadnienia, które warto wziąć pod uwagę podczas wyboru CRM.
Dzisiaj szalenie istotnym pytaniem jest to o bezpieczeństwo danych. Zapewnienie ochrony danych klientów jest absolutnie kluczowe, dlatego system CRM powinien spełniać najnowsze standardy bezpieczeństwa danych i regulacje prawne (nie tylko RODO, ale i międzynarodowe, europejskie i ogólnopolskie przepisy dotyczące ochrony danych). Dowiedz się więcej o zgodności systemów CRM z RODO.
Często przy wyborze potencjalni klienci nie pytają o funkcje raportowania i analizy, a są one naprawdę istotne. Nowoczesny CRM jest w stanie zaoferować ci szereg zaawansowanych funkcji raportowania i analizy danych, a dzięki temu lepsze zrozumienie działań związanych z obsługą klienta i podejmowanie bardziej świadomych decyzji.
Znaczenie ma także wsparcie techniczne oraz szkolenia, a także związane z tym koszty. Ocena dostępności wsparcia technicznego i jakości świadczonych usług szkoleniowych jest bowiem kluczowa dla skutecznej implementacji i użytkowania systemu CRM.
Z pomocą przy wyborze przyjść Ci mogą oczywiście opinie innych użytkowników. Często wśród nich znaleźć można wiele cennych wskazówek. Pamiętaj jednak, że Twoja firma jest wyjątkowa i niepowtarzalna, znaleźć masz wiec system pasujący do Twoich konkretnych potrzeb.
Z pomocą mogą przyjść także materiały z sieci oraz konsultacje z doradcami. Śledź naszego bloga, aby poznawać funkcje i porównania systemów CRM! Zobacz też możliwości konkretnego systemu dzięki krótkiemu demo HubSpot.