Potrzebujesz tylko kilku prostych funkcjonalności? Chcesz zyskać większą kontrolę nad sprzedażą, a może widzisz potencjał w większym zaangażowaniu w zarządzanie lejkiem sprzedażowym, automatyzacje i integrację sprzedaży i marketingu? Małe biznesy niekoniecznie mają tylko małe potrzeby, dlatego wybierając CRM dla swojej firmy, zawsze warto myśleć o przyszłości, o otwierających się przed Tobą możliwościach, o potencjalne Twojego biznesu. CRM powinien rosnąć razem z Tobą, a nie hamować Twój biznes.
W tym artykule podpowiemy, jak wybrać CRM dla małej firmy.
Co małemu biznesowi może dać CRM?
Dobra wiadomość jest taka, że nie ma firmy zbyt małej, by skorzystała na wdrożeniu systemu CRM. Nawet w jednoosobowej działalności gospodarczej z pewnością gromadzisz dane, zapisujesz informacje o rozmowach czy kontaktujesz się z klientami – w to wszystko pozwoli Ci uporządkować CRM. Zatem odpowiedź na pytanie, kiedy warto wdrożyć system CRM zależy od potrzeb, a nie od wielkości firmy. Jednak już konkretne rozwiązania powinny być dopasowane do etapu rozwoju Twojego biznesu.
Korzyści płynące z korzystania z platformy CRM są niezliczone. Na początek jednak narzędzie to staje się przede wszystkim bazą danych, centrum informacji o klientach, udostępnia te informacje wszystkim zainteresowanym w firmie. Pomaga także śledzić sprzedaż, dostarcza mniej lub bardziej zaawansowaną analitykę i podstawowe automatyzacje.
Dzięki temu możesz:
- Efektywniej prowadzić procesy sprzedażowe – ponieważ rutynowe czynności, jak np. wprowadzanie danych pozyskanych przez formularze dzieją się automatycznie, a o ważnych zadaniach, jak np. konieczność kontaktu z klientem jesteś informowany za pomocą powiadomień.
- Mądrzej korzystać z danych – ponieważ wszystkie znajdują się w jednym miejscu, a ponadto masz dostęp do narzędzi analitycznych, które pomogą bez zlecania osobnych raportów szybko podsumować działania i wyciągnąć wnioski.
- Lepiej obsługiwać klientów – ponieważ gromadzisz całą wiedzę o nich w jednym miejscu i na każdym etapie: od leada po obsługę techniczną wiesz, jaka była jego historia interakcji z firmą.
- Głębiej integrować działania – ponieważ wszystkie zaangażowane w nie osoby mogą uzyskać dostęp do aktualnych informacji.
Efektywniejsza, lepiej skoordynowana praca oraz wyższej jakości doświadczenie klientów to czynniki, które bezpośrednio przekładają się na zysk.
Nie każdy CRM w każdym z tych obszarów zapewnia równie rozbudowane funkcjonalności. Są narzędzia, które świetne sprawdzają się do śledzenia pipeline, ale już możliwości komunikacji z klientem dają bardzo ograniczone. Nie wszystkie pozwalają integrować sprzedaż z marketingiem, więc praca nad lejkiem sprzedażowym też będzie w ich przypadku ograniczona.
Na to wszystko warto zwrócić uwagę już na samym początku. Nie zawsze najprostszy i najtańszy CRM to najlepsze wyjście. Może teraz wydaje Ci się, że niczego więcej nie potrzebujesz, pamiętaj jednak, że Twoim celem jest rozwój. Fajnie więc byłoby wybrać taki CRM, który za rozwojem Twojego biznesu nadąży.
Jak wybrać usługę CRM dla małej firmy?
Zwrot z inwestycji wynikający z wyboru najlepszego oprogramowania CRM może być ogromny, według badań sięga nawet ponad 8 dolarów na każdy zainwestowany. Jednak przy tak wielu dostępnych dzisiaj na rynku platformach CRM, wizja poszukiwań idealnego rozwiązania może się wydawać przytłaczająca. Mam więc dla Ciebie kilka podpowiedzi, które ułatwią Ci ten proces. Oto kilka prostych kroków, które pomogą Ci znaleźć CRM na miarę Twoich możliwości i potrzeb.
Krok 1: Określ swoje priorytety i cele
Dlaczego właściwie chcesz mieć system CRM? Warto sobie w pierwszej kolejności odpowiedzieć na to właśnie pytanie. System CRM może pomóc Twojej firmie tylko wtedy, gdy jasno określisz cele. Zanim zaczniesz wybierać CRM, pomyśl o audycie biznesowym albo analizie luk. Przejrzyj raporty dotyczące wyników biznesowych. Wskaż obszary wymagające poprawy, powiąż je z kluczowymi celami oraz ułóż harmonogram. Cele biznesowe mogą być różne: od zwiększenia przychodów po poprawę obsługi klienta. Dopiero kiedy ustalisz cele biznesowe, będziesz mógł szukać CRM, który da szansę na najbardziej efektywną pracę nad nimi.
Krok 2: Zidentyfikuj potrzeby członków zespołu
Liczą się nie tylko Twoje raporty, plany i oczekiwania. Dla wyboru CRM kluczowe jest, kto i w jakim zakresie ma pracować z tym konkretnym narzędziem. Głównymi użytkownikami oprogramowania CRM najczęściej są działy sprzedaży i marketingu, natomiast przydać się ono może także i innym pracownikom. Warto przed wyborem zdefiniować potrzeby potencjalnych użytkowników, zdobyć wiedzę o kluczowych z ich punktu widzenia funkcjonalnościach. W małej organizacji być może wręcz wszyscy członkowie będą zaangażowani w ten proces. Ostatecznie CRM, aby zadziałał, musi być wykorzystywany przez konkretnych ludzi, dlatego warto zadbać, aby dostali oni do pracy oprogramowanie, które odpowiada na ich realne potrzeby.
Krok 3: Wskaż ważne funkcje
Sama ilość funkcji i narzędzi CRM może być przytłaczająca, szczególnie w przypadku mniejszych biznesów, które niekoniecznie potrzebują 1000 integracji i wielopoziomowych funkcjonalności. Nie daj się przytłoczyć i przejmij kontrolę. Po prostu sporządź listę tego, czego naprawdę potrzebujesz. Wymień te funkcje, które z punktu widzenia Twojego biznesu są krytyczne. Połącz swoją wiedzę i informacje zdobyte od członków zespołu.
Jeśli na przykład chcesz używać CRM do celów marketingowych, to oprogramowanie z automatyzacją marketingu, śledzeniem potencjalnych klientów i analizą danych powinno znaleźć się na Twojej liście "must-have".
Niezależnie od tego, czego potrzebujesz, są takie funkcje, które po prostu musisz mieć. Chodzi przede wszystkim o bezpieczeństwo danych (uwierzytelnianie dwuskładnikowe, szyfrowanie i zaawansowane uprawnienia użytkowników). Ponadto absolutną podstawą oferowaną przez praktycznie wszystkie CRM-y są zarządzanie kontaktami, zarządzanie transakcjami i podstawowa analityka sprzedaży.
Na co jeszcze warto zwrócić uwagę? To wygodna aplikacja mobilna oraz integracje. Koniecznie stwórz listę najważniejszych narzędzi używanych w Twojej firmie, z którymi będziesz potrzebował zintegrować CRM. Może się na niej znaleźć chociażby skrzynka e-mail.
Krok 4: Poznaj dostępne rozwiązania
Kiedy już znasz swoje cele i dysponujesz listą potrzebnych funkcji i integracji, czas zacząć poszukiwanie odpowiedniego rozwiązania. Wcześniej wyróżnione priorytety to Twoje podstawowe narzędzie kwalifikacji poszczególnych systemów na „krótką listę” rozwiązań, które warto wziąć pod uwagę.
Oprócz funkcjonalności istnieje wiele dodatkowych kryteriów wyboru CRM. Wśród nich są takie, na które warto zwrócić szczególną uwagę w przypadku CRM dla małego przedsiębiorstwa. Są to:
- Intuicyjność – przyjazny interface i łatwość użytkowania powinny być Twoim priorytetem. W przypadku małych organizacji niezwykle ważne jest także to, by handlowiec czy marketer mógł wykonać większość zadań samodzielnie i dostosować system do swoich potrzeb bez konieczności kodowania.
- Skalowalność – teraz jesteś mały, ale wkrótce możesz urosnąć, sprawdź, czy rozwiązania, które bierzesz pod uwagę oferują płynne przejście do bardziej rozbudowanych funkcjonalności. Nie chcesz przecież za rok czy dwa zaczynać procesu wyboru CRM od nowa.
- Wsparcie – w małej firmie ważne jest, abyś nie musiał mieć na pokładzie specjalistów odpowiedzialnych za opiekę nad CRM, aby efektywnie z niego korzystać. Wsparcie techniczne, ale także pomoc we wdrożeniu, przez producenta lub licencjonowanego partnera to ważne kryterium wyboru CRM.
W wyborze systemu pomogą Ci porównania, takie jak na przykład porównanie HubSpot i Pipedrie, LiveSpace, monday.com czy SalesForce (od razu warto wspomnieć, że to ostatnie, wciąż dominujące na rynku rozwiązanie, sprawdza się raczej w przypadku większych organizacji).
Krok 5: Stwórz budżet
Koszt oprogramowania CRM może być bardzo różny – miesięcznie może to być od 40/50 zł za użytkownika do 400-500 zł. Są oczywiście dostępne także darmowe wersje oprogramowania, natomiast musisz się liczyć z tym, że w takim przypadku funkcje, liczba użytkowników i pojemność pamięci są ograniczone. Ważne jest więc oszacowanie budżetu już na samym początku. Znacznie ułatwi Ci to poszukiwania, a poza tym pomoże kupić CRM, w którym zapłacisz za funkcje naprawdę Ci potrzebne. W przypadku małych firm jedyna opcja realnie warta rozważenia to model SaaS, w którym ponosisz koszty miesięcznej subskrypcji rozwiązania chmurowego.
Jeśli potrzebujesz dokładnych wskazówek, jak stworzyć budżet na zakup i wdrożenie systemu CRM, skorzystaj z naszego poradnika budżetowania CRM.
Balans między „teraz” i „jutro”
Szukając CRM dla małej firmy, warto celować w rozwiązania idealnie pasujące do aktualnych potrzeb. Przepalanie budżetu na rozwiązania, których może będziesz potrzebować, a może nie, nie wydaje się dobrym pomysłem. CRM ma działać, przynosić wymierne efekty, kupowanie rozwiązań z analizą predykcyjną, której nie potrzebujesz, zamiast inwestowania w potrzebne Ci automatyzacje, mija się z celem.
Nie oznacza to jednak, że o przyszłości kupując CRM, nie warto w ogóle myśleć. Warto bowiem stawiać na rozwiązania skalowalne. Dla wielu użytkowników HubSpot to bardzo ważne, że rośnie on razem z nimi. Zacząć możesz od bezpłatnego planu, z czasem (w oparciu o realne potrzeby) rozbudowując go o kolejne narzędzia.
Niezależnie od tego, na którego dostawcę oprogramowania się wstępnie zdecydujesz, przetestuj go, aby upewnić się, że tego właśnie potrzebuje Twoja firma. Chcesz dowiedzieć się, jak wygląda HubSpot dla małej firmy, co może się sprawdzić w Twoim konkretnym przypadku? Umów się na bezpłatne demo, na którym poznasz interesujące Cię funkcje.
