Wielość rozwiązań w świecie systemów CRM może czasem przyprawić o zawrót głowy. Przed przedsiębiorstwami często staje dylemat: stawiać własny system CRM czy zakupić subskrypcję gotowego rozwiązania?
W tym artykule przyjrzę się obu opcjom.
Czym są systemy SaaS, a czym CRM „na miarę”?
Wyjściowa różnica między obydwoma rozwiązaniami jest prosta. W modelu SaaS wykupujesz licencję na użytkowanie oprogramowania dostarczanego przez dostawcę. Dane przechowywane są w chmurze, a Ty płacisz miesięczną subskrypcję.
W alternatywnym rozwiązaniu zlecasz specjalistom IT przygotowanie własnego oprogramowania, które działać będzie na Twoich serwerach.
Powiedzmy klika słów więcej o obu opcjach, ich wadach i zaletach.
Gotowe rozwiązanie CRM
Gotowe rozwiązania CRM, takie jak HubSpot, to systemy dostępne w modelu subskrypcyjnym. Te platformy oferują dostęp do funkcji od razu po zakupie, są ciągle aktualizowane i wspierane przez dostawców. Gotowe rozwiązania CRM są zazwyczaj łatwiejsze do wdrożenia i używania, dzięki czemu firmy mogą szybko zacząć czerpać korzyści z zaawansowanych funkcji zarządzania relacjami z klientami.
Jakie zalety mają systemy CRM przygotowane przez dużych dostawców?
Gotowość do użycia
Dostawca oprogramowania oferuje gotowy do użycia system, który można szybko wdrożyć. Zamiast spędzać miesiące na projektowaniu i testowaniu autorskiego systemu, firmy mogą niemal natychmiast zacząć korzystać z zaawansowanych funkcji. To oszczędność czasu i zasobów, które można przeznaczyć na inne strategiczne działania.
Koszty
Jednym z głównych argumentów przemawiających za gotowymi rozwiązaniami CRM jest koszt. Tworzenie własnego systemu wymaga znacznych nakładów finansowych, zarówno na etapie rozwoju, jak i utrzymania. Firmy często nie liczą godzin pracy swoich programistów odpowiednio, co prowadzi do niedoszacowania kosztów. Subskrypcja oferuje przewidywalne koszty, które łatwiej uwzględnić w budżecie.
Zajrzyj do naszego artykułu, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o szacowaniu kosztów wdrożenia systemu CRM.
Rozwój i skalowalność
Oprogramowanie w systemie SaaS jest stale rozwijane i aktualizowane, co zapewnia dostęp do najnowszych funkcji i technologii bez konieczności działań z Twojej strony. Własny system CRM wymaga natomiast ciągłych inwestycji w rozwój i aktualizacje, aby nadążać za zmieniającymi się potrzebami rynku.
Ważna jest także skalowalność, umożliwiając rozwój systemu w miarę rosnących potrzeb firmy bez konieczności znaczących inwestycji w infrastrukturę. Poszerzenie pakietu funkcji czy zakup dodatkowych stanowisk odbywają się bezproblemowo.
Integracje i wsparcie
Gotowe systemy CRM oferują szeroką gamę gotowych integracji z innymi narzędziami i platformami, co pozwala na płynne połączenie wszystkich aspektów działalności firmy. W razie konieczności niestandardowych integracji, na przykład z systemem ERP, można skorzystać z usług solutions partnera, specjalizującego się w danym systemie.
Użytkownicy HubSpot mają także dostęp do wsparcia technicznego oraz bogatej bazy wiedzy, co ułatwia rozwiązywanie problemów i efektywne wykorzystanie systemu.
O czym pamiętać, wybierając gotowe rozwiązanie CRM?
Warto jednak wspomnieć, że aby osiągnąć wszystkie te korzyści, nie wystarczy po prostu zakupić jakiegokolwiek systemu CRM. Z mojego punktu widzenia kluczowych jest kilka spraw:
- Warto postawić na dużego, rozwijającego się dostawcę: Małe, nieznane systemy CRM to wysoka szansa tego, że dane oprogramowanie po prostu zniknie z rynku, przestanie się rozwijać, zabraknie aktualizacji i wsparcia (więc tracimy przewagi, które powinien dawać gotowy system).
- Zadbaj o dobór odpowiedniego pakietu narzędzi: gotowy CRM też może być dostosowany do potrzeb Twojej firmy. Wystarczy nie brać pakietu pierwszego z brzegu, ale poświęcić czas na przejrzenie ofert czy rozmowę z konsultantem.
- Wdrożenie: Zakup licencji to nie wszystko. Trzeba zadbać o konfigurację oprogramowania, integracje czy przeszkolenie pracowników. Ale o tym więcej za chwilę…
Własny system CRM
Własny system CRM to oprogramowanie zaprojektowane i rozwijane na zamówienie, dostosowane do specyficznych potrzeb firmy. Tworzenie takiego systemu obejmuje analizę wymagań, projektowanie, programowanie, testowanie i wdrażanie. Własny system CRM może być elastyczny i dostosowany dokładnie do unikalnych procesów biznesowych, jednak wiąże się z wysokimi kosztami i czasochłonnym procesem wdrożenia.
Pełna kontrola
Firmy, które decydują się na przygotowanie własnego CRM, zazwyczaj cenią sobie pełną kontrolę, którą nad nim zachowują. W tym przypadku sam wybierasz funkcje, które ma zawierać system, od Ciebie zależą też wszystkie zmiany i aktualizacje. Istotna bywa też kwestia danych – przechowujesz je na własnym serwerze. Obie te zalety mają jednak swoją drugą stronę. To także ty ponosisz cały wysiłek dbania o system oraz ochronę informacji.
Czasochłonność
Tworzenie własnego systemu CRM to długotrwały proces, który może zająć miesiące, a nawet lata. W tym czasie firma nie może w pełni korzystać z korzyści płynących z zaawansowanego systemu CRM.
Brak elastyczności
Choć autorski system CRM może być dostosowany do specyficznych potrzeb firmy, brakuje mu elastyczności w reagowaniu na zmiany rynkowe i technologiczne. Czas trwania projektu może wręcz sprawić, że zanim uruchomisz system zmienią się zarówno Twoje potrzeby, jak i dostępne możliwości technologiczne.
Koszty ukryte
Użytkowanie własnego systemu CRM jest czasem przedstawiane jako darmowe. Nie jest jednak prawdą, że po napisaniu systemu przestajemy ponosić związane z nim opłaty.
Własny system CRM często wiąże się z ukrytymi koszty, takimi jak konieczność zatrudnienia dodatkowych programistów, koszty utrzymania serwerów oraz nieprzewidziane wydatki na naprawy i aktualizacje. Te koszty mogą szybko narastać, przewyższając pierwotne założenia budżetowe. Częstym błędem przy szacowaniu kosztów takiej inwestycji jest niedoszacowanie godzin pracy programistów potrzebnych do wykonania tych zadań.
Kiedy wybrać gotowy system CRM, a kiedy robiony na zamówienie?
Czy to znaczy, że zawsze i wszędzie trzeba wybrać gotowe rozwiązanie CRM? Oczywiście nie byłaby to cała prawda. Subskrypcja to optymalne dla przedsiębiorstw, które nie planują inwestować w infrastrukturę IT, np. serwery. To sensowny wybór także, jeśli nie posiadasz własnego, choćby minimalnego, zespołu informatycznego.
W rozwiązania na zamówienie inwestują zazwyczaj największe przedsiębiorstwa, które po prostu stać na ponoszenie wysokich kosztów takiego projektu. Tutaj decydującym czynnikiem są też często bardzo szczegółowe i specyficzne wytyczne dotyczące przechowywania danych (choć gotowe systemy CRM także doskonale wspierają ochronę danych).
Nie oznacza to, że systemy licencyjnie nie są stosowane w korporacjach, wręcz przeciwnie, także i tam sprawdzają się doskonale, o czym więcej pisałem w artykule o CRM dla dużej firmy.
Profesjonalne wdrożenie – połącz zalety obu rozwiązań
Na koniec mały zwrot akcji. Czy „gotowe” musi się wykluczać z „na miarę”? Moim zdaniem wcale nie. Tutaj najlepszym sposobem jest wybór odpowiedniego partnera wdrożeniowego. O co chodzi?
Po zakupie licencji otrzymujesz dostęp do systemu CRM i funkcji dostępnych w danym pakiecie, nie oznacza to jednak, że jesteś skazany na wybrane przez producenta szablony działań. Przede wszystkim system należy skonfigurować. Zazwyczaj to tylko od Ciebie zależy, jakie będą w nim widoki, jakie zdefiniujesz procesy itd.
Po drugie, system wymaga integracji z innymi narzędziami używanymi w Twojej firmie. Nie jest prawdą, że łatwiej wykonać je dla CRM pisanego tylko dla Ciebie. Wręcz przeciwnie, tutaj może się okazać, że możliwość dalszych integracji przepadnie lub znacznie się skomplikuje wraz z odejściem pracownika lub dostawcy posiadającego odpowiedni know-how. Tymczasem jeśli Twój CRM na licencji ma otwarte API i dużą społeczność pracujących na nim developerów, łatwo znajdziesz wsparcie w takich pracach.
W efekcie z solutions partnerem możesz osiągnąć podobne rezultaty do tych, którymi szczycą się indywidualne CRM-y, zachowując zalety, jakie daje gotowe rozwiązanie, takie jak szybszy czas wdrożenia, który zyskujesz nie „wymyślając koła na nowo”.
Jaki CRM wybrać?
Decyzja o wyborze między własnym systemem CRM a gotowym rozwiązaniem zależy od wielu czynników, w tym od budżetu, potrzeb funkcjonalnych oraz dostępnych zasobów. Jednak dla większości firm subskrypcja gotowego systemu CRM jest bardziej opłacalnym i efektywnym wyborem. Gotowe rozwiązania oferują bogaty zestaw funkcji, szybki czas wdrożenia, przewidywalne koszty oraz wsparcie techniczne, co pozwala firmom skupić się na kluczowych działaniach biznesowych, zamiast na zarządzaniu i rozwijaniu własnych systemów CRM.
Jeśli chcesz wykorzystać wszystkie te zalety i jednocześnie mieć pewność, że CRM będzie dobrze dopasowany do procesów i narzędzi wykorzystywanych w Twojej firmie, nie wahaj się i skontaktuj się z nami! Grow Poland jako platynowy partner HubSpot wpiera klientów w wykorzystaniu pełni możliwości systemu CRM!
