W czasie poszukiwania systemu CRM prędzej czy później pojawi się to pytanie: No dobrze, ale ile to kosztuje? Doskonale rozumiemy, że odpowiedź na nie jest dla Ciebie ważna i może okazać się kluczowa dla podjęcia ostatecznej decyzji o wdrożeniu CRM czy wyborze konkretnego systemu. Na ostateczne „koszty CRM” składa się kilka elementów i wiele czynników. W tym wpisie postaram się wyjaśnić, jakie są i o jakich kwotach w ogóle rozmawiamy.
Koszty zakupu licencji
Wiele osób, zastanawiając się, ile kosztuje CRM, myśli de facto o kosztach zakupu licencji oprogramowania. W tej chwili najbardziej popularnym modelem użytkowania CRM jest faktycznie model SaaS (Software as a Service), w którym wykupuje się dostęp do usługi, najczęściej w formie subskrypcji miesięcznej lub rocznej. W zamian zyskuje się dostęp do narzędzi i przechowywania danych, za pośrednictwem sieci, bez konieczności utrzymania i instalacji oprogramowania, a także pewien zakres obsługi od dostawcy: pomocy we wdrożeniu czy pomocy technicznej.
Obliczając koszt licencji CRM, warto pamiętać o kilku rzeczach:
- Zazwyczaj konieczny jest wybór poziomu licencji – różnią się one dostępnymi funkcjami, liczbą płatnych użytkowników zyskujących do nich dostęp i/lub dostępną ilością przechowywanych rekordów kontaktów.
- Należy zatem nie tylko wybrać funkcje, które będą Ci potrzebne, lecz także precyzyjnie określić, kto w firmie będzie korzystał z CRM – ile to będzie osób.
- Najkorzystniejsze ceny obowiązują zazwyczaj przy rocznym zobowiązaniu, nieco wyższe przy zakupie na miesiąc.
O jakich kwotach mówimy?
Zaczynamy od wersji całkowicie darmowych, taką oferuje np. HubSpot (nie jest to okres próbny, ale całkowicie darmowy podstawowy CRM). Mają one jednak zazwyczaj spore ograniczenia (np. branding dostawcy).
Licencje podstawowe to koszt rzędu kilkudziesięciu euro/dolarów, np. HubSpot Suite Starter – 15€/miesiąc za użytkownika. Dalej możliwości, ale też koszty rosną. W rozwiązaniach średniego poziomu mówimy o kwocie bliżej, a w klasie Enterprise powyżej 100€/miesiąc za użytkownika.
Jak widać, to ile kosztuje licencja CRM, zależy od etapu, na którym znajduje się Twoja firma. Niemniej dostawcy mają ofertę dostosowaną do potrzeb i możliwości klientów – nikt nie zaczyna raczej w małej firmie z CRM o kosztach liczonych w tysiące miesięcznie, w tym przypadku to raczej kwota zbliżona do niewysokiego rachunku telefonicznego.
Jeśli interesuje Cię szczegółowa interpretacja cennika CRM, koniecznie przeczytaj mój artykuł, w którym wyjaśniam cennik HubSpot.
Koszty wdrożenia
To druga grupa kosztów, o której w żadnym razie nie możesz zapomnieć. W przeciwieństwie do kosztów licencji są ponoszone zazwyczaj w krótkim czasie. Jednorazowo będą Twoim głównym wydatkiem na CRM. Tymczasem przedsiębiorcy nie zawsze zdają sobie sprawę, jak wiele różnych składowych należy zaplanować, przygotowując się finansowo do wdrożenia CRM. Oto główne z nich:
Przygotowanie do zakupu
To czas, który poświęcisz na przygotowanie inwestycji i planu wdrożenia, określenie celów, potencjalnych korzyści i kosztów.
Przygotowanie danych
Aby CRM działał z pełną mocą, potrzebuje odpowiednich danych, zastanów się:
- Czy będziesz zasilał nowy system danymi, które już posiadasz w organizacji?
- Czy dane wymagają zespolenia z różnych źródeł?
- Czy dane wymagają standaryzacji i oczyszczenia?
Podlicz koszt ewentualnego oczyszczenia, zintegrowania i wczytania danych do nowego systemu. Określ, czy będziesz wykonywał te zadania we własnym zakresie, czy zlecisz je firmie wdrożeniowej.
Integracje
Określ jasno, z jakimi systemami i aplikacjami musi współpracować Twój CRM. Sprawdź, czy wybrany system posiada dla nich dostępne integracje. W przeciwnym razie będziesz musiał przeznaczyć osobne środki na pracę dewelopera, który przygotuje integracje.
Wdrożenie
Konfiguracja systemu, ustawienie narzędzi, personalizacja – nawet w najprostszych systemach będziesz potrzebował wsparcia na start. Dowiedz się, jaki zakres onboardingu zapewnia dostawca, czy posiada licencjonowanych partnerów. Na przykład w HubSpot, począwszy od pakietu Professional, onboarding jest obowiązkowo wliczony w cenę.
Szkolenia
Zarezerwuj czas swoich pracowników, którym potrzebne będzie szkolenie z nowych narzędzi, jeśli mają chętnie i efektywnie z nich korzystać.
Jak widać, szacowanie tak złożonej kwoty nie jest proste i bardzo wiele zależy od Twoich indywidualnych potrzeb. Wycenić musisz zarówno zainwestowany czas, jak i zadania, które zlecisz zewnętrznym dostawcom. Jeśli potrzebujesz wskazówek, jak to zrobić, zajrzyj do naszego artykułu „Jak zaplanować budżet CRM?”.
Ile kosztuje wdrożenie CRM?
Profesjonalne firmy wdrożeniowe, zwłaszcza licencjonowani partnerzy, mogą zaoferować Ci pomoc w przygotowaniu danych, stworzeniu integracji, ustawieniu systemu i przeszkoleniu pracowników – a więc w większości powyższych zadań. A także w przygotowaniu i wdrożeniu procesów sprzedaży i marketingu, które będą współdziałać z nowym systemem.
W takim przypadku koszty ustalane są indywidualnie, na podstawie potrzeb klienta. W zależności od skali projektu będą wymagać nakładów rzędu od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Oczywiście są to bardzo przybliżone szacunki, mam jednak nadzieję, że dają Ci wyobrażenie o tym, czego się spodziewać.
Wdrożenie CRM to inwestycja, do której warto dobrze się przygotować. Profesjonalnie przeprowadzona przynosi wysoki zwrot w inwestycji wynikający zarówno ze zwiększenia sprzedaży, jak i oszczędności czasu Twoich pracowników. Jeśli chcesz obliczyć koszty wdrożenia CRM w Twojej firmie, skontaktuj się z nami i poznaj ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb!
