Integracja CRM z ERP. Kompletny przewodnik

W Twojej firmie funkcjonują osobne systemy CRM i ERP? A może masz już jeden z nich i zastanawiasz się, czy wdrożenie drugiego ma sens? Nie będzie zapewne dla Ciebie niespodzianką informacja, że oba te systemy działają najlepiej, kiedy są ze sobą zintegrowane. Ale jak się zabrać do takiej integracji?

W naszym niedawnym wpisie wyjaśnialiśmy, jakie funkcje spełniają systemy CRM i ERP i który wybrać dla Twojej firmy. Z tego artykułu dowiesz się, co zrobić, jeśli potrzebujesz obu i chcesz, aby działały sprawnie.

Jakie są korzyści z integracji CRM z ERP?

Główną zaletą integracji systemów CRM i ERP jest centralizacja danych, co ułatwia dostęp do kompleksowych informacji o klientach i operacjach biznesowych w czasie rzeczywistym. Ponadto, integracja CRM z ERP poprawia efektywność pracy poprzez automatyzację procesów, takich jak fakturowanie, zamówienia i zarządzanie zapasami, co zmniejsza prawdopodobieństwo błędów i oszczędza czas pracowników.

Jak może to wyglądać w praktyce? Dane o potencjalnym kliencie (leadzie) pojawiają się w systemie CRM (np. po przesłaniu formularza). Handlowiec kontaktując się z takim potencjalnym klientem, ma dzięki integracji dostęp do aktualnych danych dotyczących stanów magazynowych, dzięki czemu może udzielić precyzyjnej informacji o dostępności i czasie oczekiwania na produkt.

Jeśli klient zdecyduje się złożyć zamówienie, to informacja ta – wprowadzona przez handlowca do CRM – od razu trafi także do ERP. Dzięki temu produkcja czy magazyn od razu dowiadują się o zamówieniu i mogą rozpocząć procedurę jego realizacji. Jeśli z kolei firma używa systemu ERP do fakturowania, to faktura za takie zamówienie może automatycznie trafić z CRM do ERP, dzięki czemu handlowiec płynnie przekaże ją klientowi.

Często to handlowcy posiadają najbardziej aktualne informacje dotyczące osób kontaktowych u klienta i uzupełniają odpowiednie dane kontaktowe w CRM (np. nowy numer, nowa osoba sprawująca daną funkcję itd.). Bez integracji te dane są wpisywane do systemu ERP manualnie i może się zdarzyć, że np. zespół odpowiedzialny za wysyłkę produktu czy fakturowanie wyśle wiadomość do niewłaściwej osoby lub na nieaktualny adres e-mail. Integracja zapobiega takim sytuacjom, dzięki automatycznej aktualizacji danych w obu systemach.

Z drugiej strony, bez integracji ERP z CRM handlowcy mogą mieć problem, gdy okaże się, że produktu, który sprzedali, nie ma w wystarczającej ilości w magazynie i klient będzie musiał na niego czekać. Gdy mają dostęp do danych magazynowych, mogą co najmniej uprzedzić o tym klienta lub zaproponować alternatywny, dostępny produkt.  

Jak widać, integracja CRM z ERP może znacznie poprawić jakość pracy oraz obsługi zamówień w firmach produkcyjnych, w których handlowcy zbierają zamówienia w terenie, czy dystrybutorów, którzy muszą zarządzać jednocześnie łańcuchem dostaw i zamówieniami klientów. Dzięki integracji handlowcy, dział finansowy czy pracownicy produkcji i dystrybucji nie muszą wprowadzać danych do dwóch różnych systemów, co przyśpiesza pracę i ogranicza ryzyko błędów.

Podobne korzyści może osiągnąć na przykład dział obsługi klienta. Jeśli procesy serwisowe są obsługiwane przez system ERP, a zgłoszenia klientów na temat problemów i usterek przyjmowane w systemie CRM, integracja obu systemów pozwoli na płynną obsługę posprzedażową i z pewnością podniesie satysfakcję klientów.

Jakie dane warto zintegrować?

Oto przykładowa lista danych, które powinny zostać zintegrowanie między systemami CRM i ERP.

• Dane klientów – dane kupujących, w tym dane kontaktowe, wraz z zamówieniami to podstawowe informacje, które powinny się znaleźć w obu systemach.
• Ceny i rabaty – jeśli klienci mają indywidualnie ustalone rabaty i sposoby płatności informacje te powinny być zapisane w ich profilu w obu systemach, przypisanie cen do produktów umożliwi z kolei łatwe konfigurowanie ofert.
• Faktury – dostęp do danych o fakturach i płatnościach jest istotny dla użytkowników obu systemów, w szczególności zapewnia płynną komunikację między księgowością a działem sprzedaży.
• Stany magazynowe – informacje o dostępności produktów mogą trafić z systemu ERP do CRM.

To tylko przykładowy zakres integracji, które przydadzą się w wielu firmach. Zaletą indywidualnego przygotowania takiej integracji jest to, że można dopasować ją do procesów prowadzonych w danym przedsiębiorstwie i uwzględnić różne dane, w zależności od kluczowych potrzeb firmy.

Jakie są sposoby integracji CRM z ERP?

Istnieje kilka możliwych sposobów integracji systemów CRM i ERP.

Integracja bezpośrednia

Polega na bezpośrednim połączeniu systemów ERP i CRM za pomocą dedykowanych interfejsów API (Application Programming Interface). To rozwiązanie wymaga odpowiedniego zaprojektowania i implementacji interfejsów, które umożliwią bezpośrednią komunikację i wymianę danych między systemami. Jego zaletą jest możliwość pełnego dostosowania to potrzeb danego projektu i przygotowania niestandardowej integracji „na miarę”.

Integracja za pomocą oprogramowania pośredniczącego

Używa się tu specjalnych narzędzi integracyjnych lub platform, które działają jako pośrednik między systemem ERP a CRM. Narzędzia te zbierają dane z jednego systemu i przekazują je do drugiego, często umożliwiając także przetwarzanie i czyszczenie danych przed ich przekazaniem.

Integracja poprzez moduły dodatkowe lub wtyczki

Niektóre systemy CRM i ERP oferują moduły lub wtyczki, które mogą być zainstalowane w celu ułatwienia integracji. Są one zaprojektowane specjalnie do pracy z określonymi systemami i mogą oferować bardziej płynną integrację.

iPaaS (Integration Platform as a Service)

To chmurowe rozwiązanie integracyjne, które oferuje narzędzia i usługi umożliwiające integrację różnych systemów biznesowych, w tym ERP i CRM. iPaaS oferuje gotowe konektory, które umożliwiają integrację.

Integracja hybrydowa

Kombinuje różne metody integracji, aby dostosować się do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Na przykład, firma może użyć bezpośredniej integracji dla kluczowych procesów biznesowych, a dla mniej krytycznych danych użyć integracji przez oprogramowanie pośredniczące.

Wybór metody integracji zależy od wielu czynników, takich jak specyfika działalności firmy, istniejąca infrastruktura IT, dostępne zasoby i budżet. Wiele firm korzysta z pomocy konsultantów IT, aby wybrać najlepsze rozwiązanie i zapewnić płynną integrację swoich systemów ERP i CRM. Nasi specjaliści są w stanie zbudować dla Ciebie standardowe i niestandardowe integracje w zakresie technologii marketingowych, w tym połączyć Twój system CRM z ERP.

Warto pomyśleć o przyszłych integracjach systemu ERP już przy jego wyborze. Część dostawców systemów ERP nie udostępnia swojego API lub wymusza na klientach współpracę ze swoim zespołem w celu przeprowadzania integracji. Dlatego przed wyborem systemu ERP należy dokładnie poznać jego możliwości integracyjne, gdyż może się okazać, że każda kolejna integracja będzie wymagała dodatkowych opłat. Być może będziemy chcieli integrować nasz ERP nie tylko z systemem CRM, lecz także z systemami MES i MRP, a wtedy koszty dodatkowe mogą okazać się znaczące.

Integracja HubSpot z ERP

Jeśli korzystasz z HubSpot lub rozważasz wybór tego CRM, warto wiedzieć, że ma on duże możliwości integracyjne, także z systemami ERP.

HubSpot dysponuje bogatym rynkiem aplikacji, na którym dostępne są setki integracji z zewnętrznymi usługami i oprogramowaniem, czyli HubSpot Marketplace. Dzięki temu użytkownicy mogą łatwo znaleźć i zaimplementować integracje, które najlepiej odpowiadają ich specyficznym potrzebom biznesowym.

Jeśli potrzeba integracja nie jest dostępna w HubSpot Marketplace, zawsze możesz wykonać ją indywidualnie. HubSpot oferuje rozbudowane API (Application Programming Interface), które umożliwia programistom tworzenie niestandardowych integracji i rozszerzeń. API pozwala na dostęp do danych w systemie HubSpot, ich modyfikację oraz synchronizację danych między HubSpot a innymi systemami w czasie rzeczywistym.

HubSpot można zintegrować z popularnymi systemami ERP, takimi jak SAP, Microsoft Dynamics 365, NetSuite czy Sage i innymi, co umożliwia synchronizację danych finansowych, zamówień i danych klientów, zapewniając pełniejszy obraz interakcji z klientami i efektywniejsze zarządzanie procesami biznesowymi.

Kto może wykonać integrację HubSpot z ERP?

Integracja HubSpot z systemami ERP może być kompleksowym zadaniem, które wymaga odpowiedniej wiedzy technicznej i doświadczenia.

Specjaliści w zakresie rozwoju oprogramowania, którzy posiadają doświadczenie w pracy z API HubSpot są w stanie przygotować jego integracje z Twoim ERP. Mogą tworzyć niestandardowe rozwiązania integracyjne, które spełniają specyficzne wymagania biznesowe firmy. Znajdziesz ich u partnera HubSpot, na przykład u nas w Grow Poland. Specjaliści od HubSpot zaplanują dla Ciebie cały proces i doradzą Ci w zakresie integracji.

Integracja systemów CRM i ERP nie tylko zwiększa efektywność operacyjną firmy, ale również znacząco podnosi jakość obsługi klienta i precyzję zarządzania zasobami. Umożliwia szybkie reagowanie na potrzeby rynku oraz optymalizuje procesy wewnętrzne. Takie połączenie może być kluczowe dla dalszego rozwoju i skalowania Twojej działalności.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak można zintegrować systemy CRM i ERP w Twojej firmie, lub potrzebujesz pomocy w wyborze odpowiedniego rozwiązania, nie wahaj się skontaktować z nami. Nasi specjaliści są gotowi, aby wspomóc Cię w każdym etapie tego procesu – od planowania po pełne wdrożenie.