Jaka jest najpopularniejsza aplikacja do komunikacji na świecie? To WhatsApp! Ma on ponad dwa miliardy aktywnych użytkowników, co oznacza, że Twoi klienci najprawdopodobniej są wśród nich. Aby dotrzeć do nich i zyskać efektywny kanał komunikacji, warto z niego skorzystać. Jak zrobić to i jednocześnie nie mnożyć niepotrzebnie źródeł informacji? Odpowiedzią jest integracja WhatsApp z Twoim kontem HubSpot.
Z tego artykułu dowiesz się wszystkiego, co powinieneś wiedzieć o integracji HubSpot z WhatsApp-em.
Najważniejsze funkcje. Jakie możliwości daje integracja HubSpot z WhatsApp?
Integracja HubSpot z WhatsApp oferuje zestaw funkcji, które mogą znacząco wpłynąć na efektywność i jakość komunikacji z klientem. Najważniejsze z nich to:
Zarządzanie przychodzącymi wiadomościami WhatsApp w wspólnej skrzynce odbiorczej (shared inbox)
Wszystkie wiadomości przychodzące z WhatsApp są automatycznie kierowane do wspólnej skrzynki odbiorczej w HubSpot. Dzięki temu cały zespół może łatwo monitorować wiadomości i odpowiadać na nie, co minimalizuje ryzyko przegapienia ważnej komunikacji i zapewnia szybsze odpowiedzi na zapytania klientów.
Śledzenie informacji o klientach przez HubSpot CRM
HubSpot CRM umożliwia śledzenie wszystkich interakcji z klientami z poziomu ich rekordów, w tym wiadomości wysyłanych i odbieranych za pośrednictwem WhatsApp. Dzięki temu zespoły marketingowe i obsługi klienta mają pełny obraz historii komunikacji z każdym klientem, co ułatwia personalizację i dostosowanie przyszłych działań.
Szablony wiadomości WhatsApp i ich personalizacja za pomocą danych z HubSpot CRM
W HubSpot możesz stworzyć szablony wiadomości WhatsApp. Dodatkowo mogą być one personalizowane za pomocą dynamicznych treści z CRM. Oznacza to, że każda wiadomość może zawierać dane specyficzne dla danego klienta, takie jak imię, historia zakupów czy preferencje, co zwiększa skuteczność i zaangażowanie odbiorców.
Automatyczne wysyłanie wiadomości zgodnie z przepływami pracy (workflow)
HubSpot pozwala na automatyzację wysyłania wiadomości WhatsApp na podstawie określonych zdarzeń lub działań klientów. Dzięki przepływom pracy można automatycznie wysyłać wiadomości przypominające o porzuconych koszykach, potwierdzenia zamówień czy specjalne oferty promocyjne.
Za pośrednictwem WhatsApp możesz także przesyłać i otrzymywać obrazy, wideo czy dokumenty.
Jak połączyć konta HubSpot i WhatsApp?
Możesz połączyć z HubSpot istniejące konto WhatsApp Business lub podczas integracji utworzyć nowe konto.
- W swoim koncie HubSpot, kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
- W menu bocznym po lewej stronie, przejdź do „Inbox” > „Inboxes”.
- Kliknij „Połącz kanał”.
- Wybierz „WhatsApp”.
- Kliknij „Kontynuuj z WhatsApp”.
Zostaniesz poprowadzony przez proces integracji zależnie od tego, czy masz już konto WhatsApp Business, czy też dopiero chcesz je utworzyć.
Po połączeniu kont konwersacje WhatsApp pojawią się na liście konwersacji w Twojej skrzynce odbiorczej (inbox), jednak HubSpot zaleca utworzenie niestandardowego widoku, aby filtrować konwersacje prowadzone przez WhatsApp.
Aby utworzyć niestandardowy widok dla wiadomości WhatsApp:
- W lewym dolnym rogu kliknij menu rozwijane „Akcje”, a następnie wybierz „Utwórz widok”.
- W prawym panelu wpisz „WhatsApp” jako nazwę kanału, a następnie kliknij „Dalej”.
- W sekcji „Typ filtru” wybierz „Właściwości konwersacji”.
- W pasku wyszukiwania wpisz i wybierz „Źródło”.
- Kliknij menu rozwijane "is any of", a następnie wyszukaj i wybierz „WhatsApp”.
- Kliknij „Zastosuj filtr”, a następnie kliknij „Utwórz widok”.
Analogicznie możesz także odbierać wiadomości WhatsApp w pulpicie pomocy technicznej (Help Desk), jeśli posiadasz Service Hub na poziomie co najmniej Professional. Więcej informacji o tym, jak utworzyć widok dla WhatsAppa w tej zakładce, znajdziesz w tym artykule z bazy wiedzy HubSpot.
Rozmowę za pośrednictwem WhatsApp możesz rozpocząć bezpośrednio z poziomu rekordu kontaktu lub z powiązanego rekordu firmy, transakcji, zgłoszenia lub niestandardowego obiektu. Możesz również tworzyć wiadomości WhatsApp bezpośrednio w skrzynce odbiorczej konwersacji.
Korzystanie z WhatsApp w HubSpot – o czym należy pamiętać?
Integracja HubSpot z WhatsApp jest dostępna dla posiadaczy pakietów Marketing Hub Professional lub Enterprise oraz Service Hub Professional lub Enterprise. Aby z niej skorzystać musisz też mieć albo utworzyć konto WhatsApp Business.
Ograniczenia
Przy korzystaniu z WhatsApp za pośrednictwem HubSpot trzeba pamiętać o kilku ograniczeniach, wynikających z właściwości WhatsApp Business, a także samej integracji.
Po pierwsze integracja jest możliwa jedynie dla kont WhatsApp Business. Ze względu na wymagania Meta nie można połączyć z HubSpotem osobistego konta WhatsApp. O tym, jak zmienić konto osobiste na biznesowe, przeczytasz na stronie WhatsApp.
Ponadto:
- Każde konto WhatsApp for Business może mieć przypisane do 25 numerów telefonów. Numer telefonu, którego używasz w celach biznesowych, nie może być połączony z innym kontem WhatsApp.
- Po wykonaniu integracji tylko nowe wiadomości będą synchronizowane z HubSpot. Historyczne konwersacje nie będą synchronizowane.
- Po połączeniu z HubSpot wiadomości nie będą już pojawiać się w aplikacji mobilnej ani sieciowej WhatsApp. Będą one dostępne tylko w skrzynce odbiorczej konwersacji na Twoim koncie HubSpot.
- Podobnie nie będzie można odebrać połączenia przychodzącego WhatsApp na numer, który jest wykorzystany do integracji z Hubspotem (wynika to z ograniczeń API WhatsAppa). Za pośrednictwem HubSpota możesz odbierać wiadomości, wiadomości głosowe czy multimedia.
- Dla wszystkich kont WhatsApp Business łącznie zintegrowanych z Twoim HubSpot obowiązuje limit, który wynosi 1000 konwersacji miesięcznie. O sposobie liczenia konwersacji przeczytasz więcej w bazie wiedzy HubSpot (zasadniczo pojedyncza sesja jest otwarta 24h).
Zgody na komunikację
Oczywiście, aby komunikować się z klientami za pośrednictwem WhatsApp, powinieneś uzyskać na to ich zgodę. Zgoda odbiorców na otrzymywanie wiadomości inicjowanych przez firmę jest warunkiem korzystania z WhatsApp Business.
Po połączeniu konta WhatsApp Business z HubSpot, należy uzyskać wyraźną zgodę od kontaktów na wysyłanie wiadomości. Klienci mogą wyrazić zgodę poprzez wysyłanie określonych słów kluczowych w wątku WhatsApp – o tym, jakie są to słowa dla opt-in i opt-out przeczytasz w tym artykule.
Możliwe jest również ręczne zapisanie kontaktu, aktualizacja preferencji subskrypcji zbiorczo oraz automatyzacja tego procesu za pomocą workflow.
Jakie są korzyści z integracji WhatsApp z HubSpot?
Po co „podpinać” konto WhatsApp pod HubSpot? Oczywiście przede wszystkim po to, aby wszystkie rozmowy z klientem prowadzić w jednym miejscu, a jednocześnie dać mu swobodę wyboru sposobu, w jaki się z nami kontaktuje. Dlatego najważniejsze korzyści, jakie daje integracja to:
1. Centralizacja komunikacji
Dzięki integracji WhatsApp z HubSpot, wszystkie wiadomości z WhatsApp trafiają do jednego, wspólnej skrzynki odbiorczej w HubSpot. Umożliwia to zespołom sprzedaży, marketingu i obsługi klienta zarządzanie komunikacją z klientami z jednego miejsca, co znacznie upraszcza procesy i pozwala na lepsze zarządzanie czasem.
2. Automatyzacja i personalizacja wiadomości
Integracja pozwala na tworzenie zautomatyzowanych wiadomości oraz personalizowanie komunikacji z klientami na podstawie danych z CRM HubSpot. Możesz automatycznie wysyłać powitania, przypomnienia o porzuconych koszykach, a także wiadomości po dokonaniu zakupu, co znacznie zwiększa zaangażowanie klientów.
3. Śledzenie i analiza konwersacji
Wszystkie konwersacje prowadzone za pośrednictwem WhatsApp są automatycznie rejestrowane w CRM HubSpot. Dzięki temu zespoły mają pełny wgląd w historię kontaktu z klientem, co pozwala na lepsze zrozumienie potrzeb i oczekiwań klientów oraz na lepsze dostosowanie komunikacji, a także na analizę podejmowanych działań.
Dzięki integracji HubSpot i WhatsApp zespoły mogą lepiej zarządzać czasem, poprawić jakość obsługi klienta i zwiększyć zaangażowanie poprzez spersonalizowane, zautomatyzowane wiadomości i konwersacje obsługiwane we wspólnej skrzynce odbiorczej oraz integrację wszystkich danych o kliencie w CRM.
Chcesz skorzystać z tych możliwości? Jako Solutions Partner HubSpot wesprzemy Cię zarówno we wdrożeniu, jak i standardowych i niestandardowych integracjach. Skontaktuj się z nami już dziś!
