W dzisiejszym, coraz bardziej konkurencyjnym, środowisku biznesowym to nie tylko sam produkt, lecz także skuteczne zarządzanie danymi i relacjami z klientami staje się kluczowym elementem sukcesu przedsiębiorstwa. Optymalizacja skuteczności działań marketingowych, wykorzystanie szans sprzedaży i wysokiej jakości obsługa klienta są niezbędne, by utrzymać się na rynku. Jeśli Twoja firma napotyka na problemy w tych obszarach, być może nadszedł czas, aby zaopatrzyć ją w system CRM – narzędzie, które nie tylko eliminuje wiele kłopotów, lecz również usprawnia codzienną pracę zespołu.
W tym wpisie skupię się na bardzo konkretnych, a czasem wręcz bolesnych, sygnałach, które świadczą o tym, że wdrożenie systemu CRM może być w Twoim przypadku przydatne, a nawet konieczne.
Sygnały alarmowe. Kiedy potrzebujesz CRM?
W jakich przypadkach system CRM może okazać się nie tylko korzystny, ale wręcz nieodzowny? Przyjrzyjmy się potencjalnym sytuacjom kryzysowym.
1. Utrata danych
Jednym z pierwszych sygnałów, że warto rozważyć wdrożenie CRM, jest utrata danych. Czy zdarzyło Ci się kiedyś zgubić kartkę z ważnymi notatkami? Być może były to dane pozyskane w rozmowie telefonicznej, a może wręcz jedyne dane kontaktowe do potencjalnego klienta?
Czasem nawet pojedyncza strata jest kosztowna, ale może być znacznie gorzej. Wyobraź sobie, że w firmie handlowcy po każdej transakcji muszą ręcznie wprowadzać dane do arkusza kalkulacyjnego. Co się stanie, jeśli arkusz zostanie skasowany, a cenne informacje pójdą w niepamięć?
System CRM stanowi centralną bazę danych, gromadzącą wszystkie informacje na temat klientów, transakcji i kontaktów. Dzięki niemu eliminujesz się ryzyko utraty danych, a informacje są zawsze dostępne.
Jeśli korzystasz z arkuszy Excel, koniecznie zajrzyj do mojego artykułu o różnicach między CRM a prostą bazą danych.
2. Utrata szans sprzedażowych
Dla wykorzystania okazji sprzedażowej kluczowy jest kontakt z klientem w możliwie krótkim czasie – zanim zrobi to konkurencja. Przedsiębiorstwa, które reagują na zapytania w ciągu godziny, mają prawie siedmiokrotnie większą szansę na prowadzenie znaczących rozmów z osobami podejmującymi decyzje.
Całkowity brak kontaktu z potencjalnym klientem to już skrajny, ale wcale nierzadki przypadek. Jeśli zdarza się w Twojej firmie, koniecznie zadbaj o system, który umożliwi ustawianie zadań lub przypomnień dla handlowców. Dzięki temu podejmą każdą szansę sprzedażową możliwie szybko.
System CRM umożliwia także lepsze wykorzystanie czasu pracy handlowców, pomagając w ocenie gotowości potencjalnych klientów do zakupu, m.in. dzięki znajomości historii ich interakcji z marką. Dzięki temu do leadów, które wymagają jeszcze ogrzania, mogą zostać skierowane działania marketingowe, a dział sprzedaży nie przegapi cennych szans z powodu braku czasu.
3. Brak spójności w komunikacji między działami
Kolejnym sygnałem, że system CRM przyda się w Twojej firmie, są problemy w komunikacji między działami, zwłaszcza marketingu i sprzedaży. Wyobraź sobie, jak czuje się klient, który zgłasza się do handlowca skuszony promocją, komunikowaną na przykład w mediach społecznościowych, by dowiedzieć się, że handlowiec nie ma o niej pojęcia i proponuje zupełnie inne rozwiązanie. Jeśli w Twojej organizacji zdarzają się zapytania typu „czy to prawda, że mamy taką ofertę?", rozważ wdrożenie systemu CRM.
Dzięki integracji danych w systemie CRM wszyscy pracownicy mają dostęp do tych samych informacji. Handlowiec może łatwo sprawdzić, jakie promocje są aktualnie aktywne, co pozwala na lepszą koordynację działań między zespołami.
Współpraca w firmie to ważna korzyść z wdrożenia systemu CRM, dlatego więcej na jej temat znajdziesz w artykule "Jak CRM może usprawnić współpracę sprzedaży i marketingu?". Dowiedz się też, czy w Twoim przypadku nie sprawdzi się dobrze podejście Revenue Operations.
4. Brak możliwości rzetelnego raportowania
Handlowcy i managerowie sprzedaży często borykają się z problemem tworzenia rzetelnych raportów. Ręczne wprowadzanie danych sprzedażowych jest czasochłonne i podatne na błędy. Jeśli Twoje zespoły spędzają coraz mniej czasu na sprzedaży i kontakcie z klientem, a coraz więcej na przygotowywaniu raportów, to sygnał, że czas wdrożyć CRM.
System CRM automatyzuje proces generowania raportów, umożliwiając szybkie i dokładne analizy. Dzięki temu można na przykład śledzić wpływ działań marketingowych na przychody, a zarząd może śledzić stopień realizacji celów sprzedażowych i podejmować bardziej świadome, oparte na danych decyzje biznesowe.
Poznaj więcej korzyści, które CRM może przynieść zarządowi.
5. Zbyt wiele danych
Czy pamiętasz, o czym rozmawiałeś z klientem w 2017 roku 23 września o godzinie 10:12? Jeśli w ogóle pamiętasz tak dokładnie, kiedy z nim rozmawiałeś, to masz supermoce i nie potrzebujesz żadnych systemów :-) Jednak zazwyczaj jako handlowcy operujemy zbyt dużą ilością danych, by polegać na własnej pamięci.
W miarę rozwoju firmy ilość danych, którymi trzeba skutecznie zarządzać, znacznie się zwiększa. Kiedy danych jest za dużo, by efektywnie z nich korzystać, pora na wdrożenie systemu CRM. Nawet w jednoosobowej działalności gospodarczej, może okazać się niezastąpiony. Pomoże w zorganizowaniu informacji, zapobiegając zapomnieniu ważnych szczegółów z rozmów czy transakcji.
Kiedy firmy wdrażają system CRM?
Sygnałów, że system CRM jest potrzebny w Twojej firmie jest wiele. Niemniej najczęściej zaczynają się one kumulować w kilku sytuacjach. Czasem wiąże się to z kłopotami, które napotyka organizacja, a czasem z potrzebą rozwoju i skutecznej konkurencji. Oto najczęstsze „punkty zwrotne”, które decydują o wdrożeniu systemu CRM.
- Firma się rozrasta, a ilość danych staje się przytłaczająca: po dynamicznym wzroście firma zaczyna odczuwać trudności w efektywnym zarządzaniu danymi klientów.
- Firma dąży do zwiększenia efektywności sprzedaży: firma decyduje się na wdrożenie CRM, aby usprawnić proces sprzedażowy i skupić się na kluczowych klientach i osiągać większe zyski.
- Przejście ze strategii skoncentrowanej na produkcie na strategię skoncentrowaną na kliencie: Firma inwestuje w system CRM, aby lepiej zrozumieć potrzeby klientów i dostosować ofertę do ich oczekiwań.
Kiedy najlepiej wdrożyć system CRM?
Patrząc na powyższe sytuacje i sygnały, łatwo stwierdzić, że lepiej zapobiegać niż leczyć. Innymi słowy, lepiej wdrożyć CRM zanim brak integracji danych, brak wiedzy czy strata czasu na rutynowe czynności doprowadzą do utraty okazji sprzedażowych i klientów.
Nawet w sprawnie działającym przedsiębiorstwie system CRM to narzędzie, które może znacząco poprawić zarządzanie firmą, zwiększyć efektywność i usprawnić codzienną pracę. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej funkcjach, które to umożliwiają, i korzyściach oferowanych przez systemy CRM, zajrzyj do naszej bazy wiedzy, gdzie kompleksowo omawiamy temat systemów CRM. Śledź także naszego bloga, gdzie przyglądamy się z bliska systemom CRM, Marketing Automation i światu cyfrowego marketingu.
