Samo wdrożenie najlepszego systemu CRM nie wystarczy, aby zbudować satysfakcjonujące relacje z klientami. CRM daje możliwości, ale nie działa jak czarodziejska różdżka, która wszystko zmienia. Sukces zależy od tego, jak korzystasz z CRM. Chcesz dowiedzieć się, czy robisz to dobrze? Zajrzyj na naszą checklistę.
Magia CRM – jak ją odkryć?
Jak to jest, że niektórzy przedsiębiorcy nie mogą się nachwalić narzędzia, jakim jest CRM, a inni uważają, że przepalili budżet inwestując w to rozwiązanie, którego efektywności nie potrafią dostrzec? Klucz do tej zagadki bywa często jeden: niektórzy sięgają po CRM dlatego, że jest modnym i popularnym narzędziem, nie zastanawiają się jednak jak go dobrze wkomponować w posiadane już narzędzia, jakie cele można w związku z tą integracją postawić przed firmą. Zachwyceni są najczęściej natomiast ci, którzy do wdrożenia CRM dobrze się przygotowali, opracowali strategię, wyznaczyli sobie realne cele, ale i trzymali się podstawowych zasad pracy z CRM.
Narzędzia CRM znacznie rozwinęły się w ostatnim czasie. Dzisiaj to narzędzia o potężnych możliwościach. Mogą pomóc zautomatyzować powtarzalne zadania, wspierać monitoring działań i zapewniać dostęp do niezbędnych danych z dowolnego urządzenia mobilnego.
Mimo tego nie wszyscy widzą rzeczywiste wyniki. Prawda jest bowiem taka, że nawet najbardziej zaawansowana technologia nie może funkcjonować, jeśli nie jest odpowiednio wykorzystywana. Aby uzyskać najlepsze wyniki z narzędzia, jakim jest CRM, należy je nie tylko skutecznie wdrożyć, lecz także zachęcić użytkowników do efektywnego korzystania z niego, właściwie przeszkolić, zwrócić uwagę na dobre praktyki i samemu się ich trzymać.
Chociaż początkowo cały ten proces może się wydawać skomplikowany, jeśli podejmiesz ten wysiłek, efekty mogą przebić twoje oczekiwania.
Jeśli zastanawiasz się, jak korzystać z narzędzia CRM, aby przyniosło to twojej firmie realne wyniki, spójrz poniżej. Znajdziesz tutaj listę naszym zdaniem najlepszych praktyk zarządzania relacjami z klientami przy wykorzystaniu narzędzia CRM.
Najlepsze praktyki CRM 2025
Wejdź w kolejny kwartał z dobrym, przemyślanym planem, który pozwoli ci osiągać marketingowe szczyty. Poznaj kluczowe, naszym zdaniem, praktyki pomagające w efektywnym wykorzystaniu potencjału ukrytego w CRM.
1. Przemyślany wybór
Nie wszystkie systemy CRM pasują do wszystkich potrzeb. Są CRM-y dopasowane do potrzeb małych firm, dużych korporacji, ale i średnich przedsiębiorstw, które właśnie wkraczają w fazę rozwoju. HubSpot nie bez powodu opracował szereg poziomów swojego CRM. Dzięki tej hierarchizacji planów mniejsze przedsiębiorstwa nie muszą wykupować usług zupełnie im niepotrzebnych, klasa korporacyjna może z kolei zamawiać CRM z różnych poziomów dla odpowiednich działów, grup pracowników, unikając w ten sposób przepalania budżetu.
CRM projektuje się tak, aby zaspokoić różnorodne potrzeby biznesowe, warto jednak wybrać taki model usługi, który dopasowany jest jak najlepiej do Twoich specyficznych wymagań biznesowych.
2. Realistyczne cele
Systemy CRM pomagają tworzyć silne relacje z klientami i są przydatne do automatyzacji kluczowych procesów sprzedaży, marketingu i obsługi klienta. Odpowiedni CRM zapewnia również wgląd we wzorce zachowań klientów. Wiedzę tę można wykorzystać do poprawy obsługi klienta i sprzedaży. CRM można więc wykorzystywać różnorodnie. Aby nie utonąć w gąszczu możliwości, warto precyzyjnie wskazać swoje cele.
Strategia CRM może przynieść pożądane rezultaty tylko wtedy, gdy wiesz, co chcesz dzięki niej osiągnąć! Im precyzyjniej określone cele, tym łatwiej śledzić postępy i wprowadzać potrzebne modyfikacje. Przykładowe cele do osiągnięcia z wykorzystaniem CRM to:
- śledzenie istotnych wskaźników sprzedaży,
- lepsza obsługa klienta i poprawa wydajności zespołu sprzedaży,
- automatyzacja raportowania klientów,
- lepsze zrozumienie podróży kupujących,
- przemyślana segmentacja klientów,
- tworzenie dokładniejszych prognoz biznesowych i sprzedażowych,
- skrócenie cyklu sprzedaży,
- zmniejszenie kosztów pozyskiwania klientów.
3. Dostosowanie i prostota
Strategie zarządzania relacjami, które mogą zdziałać cuda dla jednej firmy, mogą nie przynieść nawet najmniejszych zysków dla innego przedsiębiorstwa. Właśnie dlatego dostosowanie musi być częścią każdej strategii CRM. Dostosowanie to obejmuje także potrzeby konkretnych użytkowników, którzy mają pracować z tym narzędziem. Im lepsza personalizacja, tym skuteczniej będzie obywać się praca z CRM. Warto więc poświęcić trochę czasu, aby dowiedzieć się, jakie cechy i funkcje najbardziej pomogłyby Twojemu zespołowi i uwzględnić je w strategii CRM. Taki wywiad może się okazać bezcenny dla dalszych działań zespołu i pracy z CRM.
Warto przy tym wszystkim pamiętać, że chociaż systemy CRM mogą być niezwykle skomplikowane, najwięcej uzyskuje się z CRM przyjaznego dla użytkownika. Trudny w nawigacji CRM siłą rzeczy będzie rzadziej wykorzystywany. Co możesz więc zrobić?
- Stwórz intuicyjne pulpity nawigacyjne.
- Postaw na proste procesy raportowania zarówno dla członków zespołu, jak i liderów.
- Uprość proces zarządzania relacjami z klientami.
Pokusa, aby włączać coraz więcej zaawansowanych funkcji CRM jest wielka, doskonale to rozumiem. Warto jednak nad nią zapanować, bo nadmiar funkcjonalności jedynie utrudni funkcjonowanie Twojej firmy.
4. Skuteczne wdrożenie i bieżące szkolenia
Musisz liczyć się z tym, że – szczególnie przy pierwszym wdrożeniu CRM – nie wszyscy pracownicy będą w pełni otwarci na zmiany. Z pewnością znajdą się ludzie, którzy woleliby robić rzeczy w staroświecki sposób. Dlatego tak ważne jest, aby uświadomić im korzyści płynące z wdrożenia tej konkretnej technologii. Tutaj z pomocą przychodzą przede wszystkim regularne (!) szkolenia. Pozwolą one nie tylko zobaczyć potencjał CRM, ale i być na bieżąco z postępem technologicznym i trendami rynkowymi.
Z naszego artykułu dowiesz się więcej o tym, jak przekonać handlowców do korzystania z CRM.
5. Integracja ulubionymi narzędziami
Połączenie możliwości CRM z innymi narzędziami biznesowymi może zwiększyć jego funkcjonalność. Dobrze dobrany CRM pozwala na integrację z narzędziami księgowymi, służącymi do automatyzacji marketingu, oprogramowaniem analitycznym, systemami helpdesk itp. Warto więc wykorzystać potencjał, który zbudowałeś do tej pory i wzmocnić swoje możliwości przez wykorzystanie CRM. Bardzo ważna jest w tym kontekście inwestycja w skalowalny CRM, który może zmieniać swoje oblicze w zależności od Twoich potrzeb.
6. Śledzenie wydajności
Kiedy już wdrożyłeś CRM i zacząłeś używać go do zarządzania relacjami z klientami, pojawia się kolejne ważne pytanie - jak sprawdzić, czy CRM działa dobrze? Aby to sprawdzić (a warto to robić regularnie), ustaw i śledź wskaźniki KPI. Rutynowe monitorowanie postępów zespołu może pomóc w ciągłym doskonaleniu operacji biznesowych. Możesz także wykorzystać moc analizy predykcyjnej oferowanej przez CRM, aby uzyskać lepszy wgląd w swoją działalność.
7. Siła automatyzacji
Jedną z najlepszych praktyk CRM jest tworzenie inteligentnych automatyzacji. Wiedza o tym, co zautomatyzować, może zaoszczędzić czas zespołu, obniżyć koszty sprzedaży i zapewnić, że ważne zadania nie zostaną pominięte. Dostarczanie treści to główne działanie, w którym automatyzacja może odegrać ważną rolę. Na przykład, gdy pojawia się nowy potencjalny klient, możesz zaplanować dla niego automatyczną sekwencję powitalnych e-maili. Zautomatyzować możesz także ocenianie leadów, prognozowanie sprzedaży, zarządzanie ofertami i przepływy pracy procesów.
8. Przejrzyste dane i cenne raporty
Złe dane skutkują złymi decyzjami. Nie możesz nie może sobie na to pozwolić. Na każdym etapie ważne powinno być dla Ciebie tworzenie dobrze zdefiniowanych i wdrożonych procesów pozyskiwania, dodawania, organizowania danych w CRM. Aby uzyskać „czyste” dane, musisz regularnie przeprowadzać przeglądy danych CRM. Audyty spójności danych pomogą zidentyfikować i usunąć zduplikowane i uszkodzone dane, zanim zakłócą one proces podejmowania przez Ciebie decyzji biznesowych.
Dobrze zaplanowana analityka CRM może pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji, a to z kolei prowadzi do poprawy wydajności. Większość platform CRM ma wbudowane narzędzia do raportowania, w wersjach premium masz z kolei do dyspozycji zaawansowaną analitykę i niestandardowe raportowanie. Pozwalają one na obserwowanie m.in.:
- prognoz sprzedaży,
- ilości i jakości leadów,
- wydajność poszczególnych kampanii sprzedażowych,
- współczynników konwersji sprzedaży
- podziału wygranych i utraconych szans.
Klucz do sukcesu - skup się na doświadczeniach klientów
Najważniejszą dobrą praktyką w pracy z CRM jest świadomość końcowego celu tego narzędzia. Z jego pomocą masz zapewnić swoim klientom zachwycające, prawdziwie spersonalizowane doświadczenia! Jesteś w stanie realnie poprawić doświadczenia klientów poprzez efektywne wykorzystanie danych CRM. Dlatego:
- zbieraj dane od klientów za pomocą formularzy, ankiet itp.
- personalizuj doświadczenia dla każdego kontaktu, aby zwiększyć liczbę konwersji.
Skorzystaj z najlepszych praktyk, aby Twój CRM był funkcjonalny i skuteczny. Tylko od Ciebie zależy, jak zaplanujesz wykorzystanie tej technologii. Im bardziej strategicznie podejdziesz do tego zadania, tym lepszy zwrot z inwestycji uzyskasz. Dzięki skutecznemu systemowi CRM można pozbyć się czasochłonnych zadań administracyjnych, zadbać o wyjątkowe doświadczenia klientów, poprawić wyniki konwersji. Chcesz dowiedzieć się, o czym jeszcze warto pamiętać, korzystając z CRM? Zależy Ci na uzyskaniu jak najlepszego zwrotu z inwestycji? Skorzystaj z porad naszego zespołu. Wspólnie zaplanujemy dla Ciebie podróż na biznesowy szczyt.
