Jak sprzedawać na odległość – narzędzia wspierające handlowców

Ostatnie lata przyniosły wiele zmian. Niektóre już widzimy, inne będziemy odkrywać stopniowo. Z pewnością zmienił się sposób, w jaki komunikujemy się z naszymi klientami. Nawet po ustaniu ograniczeń bezpośrednich spotkań spowodowanych pandemią, okazało się, że można prowadzić skuteczne spotkania, nie przebywając w jednym pomieszczeniu.

Dlatego w tym artykule poznasz sprawdzone i rekomendowane przeze mnie narzędzia, które ułatwiają zdalną sprzedaż i marketing B2B.

Rozmowy video

Naturalnie pierwszym skojarzeniem przy organizacji spotkania zdalnego jest telekonferencja lub po prostu rozmowa telefoniczna. Ja zachęcam Cię do wypróbowania rozmów wideo. Daje to kilka korzyści:

• Lepszy kontakt z rozmówcą. 90% naszych receptorów jest nastawionych na przetwarzanie obrazu. Dlatego rozmowa z wykorzystaniem wideo znacznie lepiej angażuje i ułatwia komunikację. Język niewerbalny jest równie ważny, jak to, co mówimy, zatem jeżeli chcesz prowadzić skuteczne rozmowy i budować relację z klientem, włącz kamerkę w komputerze lub telefonie.
• Możliwość prezentacji slajdów i ekranu. Jeżeli chcesz zaprezentować slajdy lub treść, którą masz na komputerze, narzędzia do rozmów wideo dają taką możliwość. Wiele narzędzi daje nawet możliwość wspólnej pracy nad dokumentami, choć to wymaga pewnej wprawy.
• Lepsza komunikacja przy wielu uczestnikach. Jeżeli w Twoim spotkaniu biorą udział więcej niż dwie osoby, telekonferencja video jest w bardzo sensowym rozwiązaniem. Widząc reakcję i zachowania uczestników, możesz lepiej prowadzić spotkanie.
• Możliwość nagrywania spotkań. Jeżeli chcesz przekazać zapis spotkania osobie, która nie mogła w nim uczestniczyć, narzędzia do wideokonferencji umożliwiają nagrywanie sesji. W przypadku rozmów telefonicznych jest to dość skomplikowane, a dostawcy systemów operacyjnych do smartfonów zaczynają blokować możliwości nagrywania rozmów telefonicznych dostępne w niektórych aplikacjach.

Narzędzia, które polecam do rozmów video

Jest wiele narzędzi do wideokonferencji, które są dostępne za darmo. Nawet producenci narzędzi klasy korporacyjnej udostępniają darmowe wersje swoich programów. Ja korzystam na bieżąco z następujących systemów (kolejność nie ma znaczenia):

1. Microsoft Teams – sprawdza się jako wewnętrzny komunikator oraz narzędzie wideokonferencji. Daje możliwość nagrywania spotkań oraz rozmywa tło, dzięki czemu nie musisz się przejmować, że rozproszysz uczestników tym, co zobaczą za Tobą. Dostępny bezpłatnie w ograniczonej wersji, ale na potrzeby spotkań kilku – kilkunastu osób absolutnie wystarczający. Zintegrowany z Office 365, dlatego łatwo jest się na niego przesiąść. Poniżej praktyczne zastosowanie rozmycia tła. 
   
   
    
   Teams ma jedną cechę, która czasie nagłego wzrostu wykorzystania webinarów i co za tym idzie czasowych problemów z ich dostępnością może się bardzo przydać. Dzięki sposobowi prezentacji treści można ograniczyć obciążenie łącza nawet o 90%.
   
   Jak to się dzieje? Otóż w momencie, kiedy chcesz pokazać uczestnikom webinaru lub spotkania prezentację PowerPointa, większość systemów webinarowych po prostu wykorzystuje funkcję przechwytywania ekranu. To obciąża i tak nadwyrężone łącza, bo każdy pixel Twojej prezentacji musi być wysłany do uczestników (w dużym uproszczeniu). Teams zamiast tego uruchamia w Twojej przeglądarce lub aplikacji czytnik PowerPointa i zamiast przesyłać Ci pixel po pixelu dane z ekranu, przesyła link do kojelnych slajdów. Dzięki temu dane nie są tak często odświeżane i zmniejsza się obciążenie łącza. Dodatkowo uczestnicy, za zgodą prowadzącego, mogą samodzielnie zmieniać slajdy aby np. wrócić do materiału, który chcą lepiej zrozumieć.
   
   Szczegóły znajdziecie w poniższym video.
   
   

    

2. Cisco Webex – bardzo popularny w średnich i większych firmach. Jeżeli obsługujesz takich klientów, na pewno zetkniesz się z nim. Co ważne Cisco udostępnia swoje narzędzie bezpłatnie w przypadku spotkań do 100 uczestników w jakości HD z udostępnianiem prezentacji. Czas trwania spotkania jest nielimitowany. Dołączenie do spotkania z komputera PC, urządzenia mobilnego, terminala wideo oraz telefonu (bezpłatny numer dostępowy w Polsce i innych krajach).
   
   System jest obsługiwany przez wiele rozwiązań sprzętowych, jest doskonale zabezpieczony i znany administratorom IT na całym świecie, bo oprócz systemów wideokonferencji dostarczają profesjonalne rozwiązania sieciowe. Webex dba również o Twoją prywatność, umożliwiając rozmycie tła lub jego podmianę. 
   
   W połączeniu z Webex Teams staje się bardzo wszechstronną platformą komunikacji w współpracy w grupie. Podobnie jak Microsoft Teams, rozwiązanie Cisco integruje się z Office 365.
   
   Cisco postawiło sobie za cel sprawić, aby spotkania były interaktywne, nieważne, czy odbywają się w formule online, czy mieszanej. Dlatego sporo inwestują w rozwiązania sprzętowe, które umożliwiają podłączenie wielu różnych urządzeń i umożliwiają współpracę osób w nich korzystających.
   
   
   
   Sprzęt Cisco połączony w Webexem daje niemalże "telewizyjną" jakość obrazu i dźwięku. Jeżeli chcesz, aby Twoje webinaria i streamingi robiły profesjonalne wrażenie, rozważ Webexa. Powiem z doświadczenia, że po telekonferencji na dobrym sprzęcie Cisco każdy webinar na "normalnym" zestawie wygląda trochę biednie.
   
   
3. Zoom.
   Stosunkowo nowy gracz, który szybko zdobywa popularność, szczególnie za oceanem i wśród startupów. W ograniczonej wersji dostępny bezpłatnie. Zoom również znalazł sposób na zabezpieczenie Twojego tła i umożliwia jego podmianę. Tak to może wyglądać:
   
   
   
   Jeżeli dysponujesz zielonym tłem (green screen), efekt będzie znacznie lepszy, ale to już opcja dla profesjonalistów. Zoom daje też możliwość streamingu spotkania na YouTube Live, Facebook Live lub Facebook Worklpace Live, dzięki temu możesz dotrzeć do szerszej grupy.
   
   To oczywiście tylko wybrane przeze mnie narzędzia, których często używam i mogę zarekomendować. 
   
   Mam dla Ciebie poradę: w czasie, kiedy wiele osób przełączyło się na pracę zdalną, narzędzia do webinarów i zdalnej komunikacji są bardzo obciążone. Problem dotyczy praktycznie każdego systemu. Jednym ze sposobów ograniczenia ryzyka problemów w dostępie do spotkania jest umawianie ich poza równymi godzinami. Np. zamiast o 10:00, zacznij o 10:15. To niewielka różnica w czasie, ale wielka z punktu widzenia obciążenia systemów. O równych godzinach rozpoczyna się tysiące spotkań online na całym świecie i jest to powód problemów dostępem lub jakością. 

Szybkie umawianie rozmów sprzedażowych

Jeżeli chcesz usprawnić umawianie spotkań i rezerwację czasu po obu stronach, zwróć uwagę na narzędzia, które to ułatwiają.

Jak to działa?

• Wysyłasz link do Twojego kalendarza.
• Klient widzi Twoją dostępność.
• Szybko rezerwuje czas.
• Otrzymuje potwierdzenie i zaproszenie do kalendarza.
• W lepszych systemach otrzymuje też link do spotkania online.
• Ty otrzymujesz informacje i zaproszenie do kalendarza.
• Klient i Ty otrzymujecie przypomnienie na określony czas przed spotkaniem.

Jak skorzystać z takiego narzędzia?

• Załóż konto.
• Ustal dostępność.
• Podaj informacje o firmie.
• Opublikuj stronę do umawiania spotkań.
• Umieść link na stronie, kontach społecznościowych, stopce wiadomości.
• Sprawdzaj skrzynkę pocztową.

Przykładowe narzędzia do umawiania spotkań, z których korzystam lub korzystałem

1. Calednly

Najważniejsze cechy Calendly:

• Darmowe w wersji podstawowej
• Zintegrowane z Google, Office 365, Outlook
• Proste w obsłudze
• W wersji płatnej:
  • Zarządzanie zespołem konsultantów
  • Integracja z systemami marketing automation
  • Integracje z wieloma narzędziami generowania leadów
  • Integracje z CRM
  • Integracja z narzędziami zdalnej komunikacji (Zoom, GoTo Meeting)

2. Microsoft Bookings

Najważniejsze funkcje Microsoft Bookings:

• Darmowe dla użytkowników Office 365
• Integracja z kalendarzem Office 365
• Możliwość dodania wielu usług
• Możliwość dodawania członków zespołu
• Sporo opcji konfiguracji
• Możliwość ograniczenia bookowania tylko dla pracowników lub uczniów, studentów w ramach jednej domeny
• Organizacja i raportowanie płatnych konsultacji
• Integracja z Microsoft Teams – umawianie spotkań online
• Szerokie opcje integracji i automatyzacji poprzez interfejs programistyczny API
• Aplikacja mobilna IOS, Android

3. HubSpot – book a meeting

Najważniejsze cechy HubSpot Meetings:

• Darmowy w wersji podstawowej
• Zintegrowany z HubSpot CRM i Marketing Automation
• Możliwość podłączenia Zoom dla spotkań zdalnych
• Możliwość umawiania konsultacji z kilkoma ekspertami jednocześnie
• Możliwość rozbudowania formularza rejestracyjnego – w wersji płatnej
• Integracja z kalendarzami Google i Microsoft
• Możliwość automatyzacji bookowania konsultacji

Zobacz jak w praktyce wygląda umawianie konsultacji na naszej stronie: https://meetings.hubspot.com/lukasz-kosuniak2

Współpraca w zespole

Dobra współpraca w zespole to kluczowy element skutecznej sprzedaży, nie tylko na odległość. Możliwość szybkiej wymiany informacji z kolegami czy managerami, szybki dostęp do aktualnej wersji dokumentów, zdalny dostęp do systemów firmowych to dla zdalnego sprzedawcy konieczność.

W tym obszarze najczęściej korzystam z narzędzi Microsoft – szczególnie Office 365. Oto jak wykorzystujemy poszczególne narzędzia w naszych działaniach sprzedażowych i marketingowych:

Microsoft Teams

• Spotkania wewnętrzne i praca nad treściami typu: witryna www, materiały marketingowe, obsługa klienta
• Spotkania zdalne z klientami
• Bieżąca wymiana informacji i współdzielenie plików, które automatycznie lądują na firmowym repozytorium rokumentów – SharePoint

OneDrive  - dysk internetowy

• Mam do nich dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia
• Mogę je w każdej chwili udostępnić bez wysyłania ciężkich załączników, co jest świetne w przypadku video, np. nagrań ze online spotkań z klientami
• Mogę zaoszczędzić miejsce na dysku komputera, ponieważ mam do wyboru, czy chcę plik przechowywać na komputerze i w chmurze, czy tylko w chmurze. Widać to na grafice poniżej:
  
  
  
  
• Pliki z zieloną ikoną są przechowywane lokalnie, pliki z ikoną chmury są tylko na dysku online. W każdej chwili mogę je pobrać.

OneNote

• Genialny w swej prostocie notatnik.
• Jest dostępny z dowolnego urządzenia oraz z przeglądarki. Jego zaletą jest właśnie prostota, dlatego używam go bardzo intensywnie i polecam klientom jako np. baza wiedzy dla handlowców.
• Pliki OneNote są przechowywane zarówno na urządzeniu jak i w chmurze, dzięki czemu masz do nich dostęp również będąc offline.
• Ponieważ OneNote synchronizuje się z chmurą, kiedy ktoś wprowadzi w notatkach zmiany, są one automatycznie przesyłane do osób, które mają dostęp do danego notesu.
• Dzięki swej prostocie, OneNote nie wymaga praktycznie żadnego treningu i możesz go stosować jako osobisty oraz zespołowy notatnik.
• Oczywiście notatniki mogą być udostępniane wybranym osobom lub pozostać tylko Twoje.

Microsoft Planner

Jeżeli chcesz zapanować nad zadaniami w zespole, docenisz narzędzie do ich szybkiego tworzenia i dystrybucji. Bardzo popularne jest Trello, ale ponieważ w Grow działamy na Office 365, korzystam z odpowiednika – Planner. Jest bardzo dobrze zintegrowany z Outlookiem, więc wszystkie zadania automatycznie lądują w mojej aplikacji ToDo i łatwiej mi jest nad nimi zapanować. Bardzo odpowiada mi układ zadań podzielnych na karty Kanban. Każde zadanie może być uzupełnione załącznikami i linkami do SharePoint, dlatego dobrze sprawdza się w pracy nad dokumentami.

Zarządzanie sprzedażą i kontaktami

Chyba nie zaskoczę nikogo wskazując, że narzędzia CRM mogą być bardzo pomocne w pracy handlowca, nie tylko zdalnego. Dla mnie kluczowe cechy CRM to możliwość zebrania wszystkich informacji o kliencie – nie tylko z notatek, ale też z systemów e-mail, czy a aktywności na stronie.

My korzystamy z HubSpot CRM, który jest zintegrowany z HubSpot Marketing Hub, który zawiera narzędzia m.in. do Marketing Automation, dzięki temu możemy prowadzić zintegrowane działania marketingowo-sprzedażowe.

Dzięki temu przygotowując się do spotkania, mogę sprawdzić, jakie wiadomości do klienta dotarły, czy uczestniczył w webinariach, czy pobierał e-booki itp. Jak widzisz poniżej, z jednego miejsca mam dostęp do wielu informacji o działaniach mojego klienta (ok. w tym przypadku to mój wspólnik 😊 dane klientów bardzo szanujemy).

Takie narzędzie daje wiele możliwości handlowcom:

• Widzę, jakie wiadomości do niego dotarły.
• Widzę też informację o wykonanych połączeniach telefonicznych oraz ich efekcie.
• Mogę przejrzeć wszystkie wysłane załączniki.
• Jeżeli któryś z załączników zostanie otwarty, będę o tym powiadomiony.
• Wiem, na jakie nasze strony wchodził klient.
• Mam informację o webinarach i formularzach wypełnionych przez klienta.
• Jeżeli klient skontaktował się z obsługą lub złożył reklamację – ta informacja również może być tu widoczna.

To oczywiście tylko przykład narzędzia, które stosujemy. HubSpot CRM jest dostępny z pewnymi ograniczeniami bezpłatnie, dlatego zachęcam do wypróbowania, nawet jeżeli prowadzisz bardzo niewielką firmę.

Pozyskiwanie leadów ze strony

Ograniczenia spotkań bezpośrednich spowodują, że klienci częściej będą szukać informacji na Twoich stronach. Warto skorzystać z narzędzi, które pomogą Ci zachęcić odwiedzającego do rozmowy z przedstawicielem firmy. Przykłady, które zobaczysz poniżej są realizowane przy pomocy systemu HubSpot, ponieważ to system, którego używamy w Grow. Oczywiście jest wiele systemów, które mają podobne możliwości.

1. Chat na stronie

Popularna i wygodna forma nawiązywania konwersacji. Dzięki zdjęciu w okienku klient widzi, że ma do czynienia z „żywą osobą”, dzięki czemu chętniej odpowiada. Warto od razu zaproponować temat rozmowy, aby dać klientowi wybór i przyspieszyć decyzję. Okienko otwiera się na ustalonych wcześniej warunkach, a jeżeli klient zareaguje, osoba obsługująca chat dostanie powiadomienie.

Możesz także od razu dodać link, który ułatwia umówienie spotkania, aby osoby, które chcą to zrobić, nie musiały czekać na odpowiedź na chacie.

2. Facebook Messenger

Chatu na Facebook nikomu nie trzeba przedstawiać, ale niektóre systemy CRM i Marketing Automation umożliwiają zarządzanie tymi rozmowami z poziomu tych systemów. Dzięki temu wszystkie konwersacje trafiają do jednego miejsca i nie musisz co chwilę sprawdzać kilku stron.

Takie okno pojawi się odwiedzającemu Twoją stronę na Facebooku, a Ty możesz odpowiedzieć z poziomu systemu CRM.

3. Automatyczne umawianie spotkań na stronie

Kolejna możliwość to automatyczne umawianie spotkań z użytkownikiem odwiedzającym Twoją stronę. W tym przypadku rozmowę obsługuje automat – bot. Jego zadaniem jest nawiązać rozmowę i pozyskać dane niezbędne do umówienia spotkania. Rozmowa wygląda tak:

Jeżeli odwiedzający stronę zgodzi się podać adres e-mail, otrzyma pocztą elektroniczną link do umówienia spotkania.

4. Call back

Dość popularne są też rozwiązania, które ułatwiają umówienie rozmowy telefonicznej poprzez odzwonienie. W skrócie odwiedzając stronę dostajesz propozycję pozostawienia numeru telefonu, na który w ciągu czasem nawet kilkudziesięciu sekund oddzwania przedstawiciel firmy. W Grow nie stosujemy tego typu rozwiązania, dlatego nie będę go szczegółowo omawiał, ale bez problemu znajdziesz je, korzystając z wyszukiwarki.

Centralka telefoniczna w CRM

Ostatnim narzędziem, które w tym artykule omówimy, jest możliwość wykonywania połączeń wprost z systemu CRM. Omówię je na przykładzie systemu HubSpot, z którego korzystamy.

HubSpot daje w wersjach płatnych możliwość wykonywania połączeń do klientów wprost z systemu lub logowania (zapisywania) połączeń. Dzięki takiej integracji każda rozmowa telefoniczna wykonana do kontaktu będzie zapisana w historii kontaktów i dodatkowo może być uzupełniona opisem.

W tym przypadku widzimy krótki opis rozmowy, której celem było przygotowanie webinaru. Zapisaliśmy także jej efekt, ustalenia, a nawet omawiane slajdy w polu komentarzy. Dzięki temu te informacje są dostępne dla uprawnionych osób.

Jeżeli prowadzisz rozmowy w języku angielskim, HubSpot przetworzy je automatycznie na tekst.

Social Selling

Oczywiście wykorzystanie potencjału mediów społecznościowych powinno obecnie stać się Twoim priorytetem. Zagadnienie to omawiamy szczegółowo w osobnych artykułach:

Social Selling dla sprzedawców B2B

Social Selling dla Markeetrów B2B

Podsumowanie

Jak widzisz narzędzi, które pomagają handlowcom organizować spotkania zdalne, nie brakuje. Wiele z przedstawionych tu narzędzi jest dostępnych za darmo, przynajmniej w uproszczonej wersji. Mam nadzieję, że zachęciłem Cię do poznania możliwości tych narzędzi.

Obejrzyj nagranie webinaru na temat przygotowania generowania leadów z webinarów w marketingu i sprzedaży B2B.

Z tego webinaru dowiesz się m.in.:
- dlaczego webinaria są skutecznym narzędziem wsparcia marketingu i sprzedaży B2B?
- jak angażować uczestników webinariów w interakcję z prowadzącym?
- jak przygotowywać scenariusz webinarium, aby był atrakcyjny również w formie nagrania?
- jak zadbać o jakość i komfort uczestników webinaru?
- jak konwertować uczestników webinaru na leady?